Todo sobre la Digitalización Certificada de Facturas: Implementación y Beneficios

La digitalización certificada de documentos se ha convertido en un pilar fundamental para empresas, asesorías y profesionales que buscan optimizar la gestión documental, reducir costos y cumplir con la normativa vigente. 

Pero, ¿qué implica este proceso exactamente? ¿Consiste únicamente en escanear documentos en papel para transformarlos en archivos digitales? En este artículo, exploramos en profundidad qué es la digitalización certificada de documentos, sus beneficios, cómo puedes implementarla en tu empresa y los requisitos legales para su correcta ejecución. 

¿Qué es la digitalización certificada de documentos?

La digitalización certificada de documentos es un proceso que permite transformar documentos físicos en digitales, garantizando que estos archivos tengan la misma validez legal que los originales en papel. Por ejemplo, como sucede con la factura electrónica.

Para que esta digitalización se considere "certificada" es necesario utilizar softwares homologados para la digitalización certificada de facturas y otros documentos, los cuales deben cumplir con las normativas específicas de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), como la Orden EHA/962/2007.

En esta Orden EHA/962/2007 se describe el proceso de digitalización certificada AEAT como "la obtención de una imagen digital exacta y completa del documento original en papel que se desea reemplazar, cumpliendo con las especificaciones técnicas establecidas por resolución de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria".

Elementos clave de la digitalización certificada

Pero, ¿cuáles son las características clave de la digitalización certificada de documentos?

1. Inalterabilidad: Uno de los aspectos más importantes de la digitalización certificada es que garantiza la inalterabilidad de los documentos, es decir, que no pueden ser modificados, asegurando así su integridad y autenticidad.
2. Firma electrónica: Esta firma digital actúa como un sello digital que asegura la autenticidad del documento y lo protege contra cualquier alteración. Además, la firma electrónica es una herramienta clave para evitar el repudio del documento firmado (es decir, que nadie pueda negar que lo ha firmado).
3. Certificado digital: Para garantizar la validez y seguridad de la digitalización es común que se utilicen certificados digitales, como el Certificado Administrador Registro Mercantil. Estos certificados incluyen toda la información del emisor, el período de vigencia, la fecha de facturación, entre otros datos. Es decir, permiten validar la identidad de quien realiza la digitalización y aseguran que el proceso cumple con todas las normativas vigentes, como la Ley Crea y Crece, el Reglamento Verifactu o la Ley Antifraude.

La digitalización certificada de documentos consiste en transformar una imagen de un documento en papel en una versión digital que cumpla con los estándares exigidos por la Agencia Tributaria (AEAT). Para llevar a cabo este proceso en nuestros documentos físicos, es imprescindible utilizar un software de digitalización que esté certificado y homologado según los estándares establecidos.

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¿Cuándo se usa la digitalización certificada de documentos?

Cada vez es más común que tanto empresas como particulares utilicen certificaciones digitales, como el uso del DNI electrónico o una firma digital para trámites personales.

También suelen utilizarse las certificaciones digitales para trámites habituales como:

• Firmar documentos oficiales con la administración pública.
• Presentar y liquidar impuestos.
• Interponer reclamaciones o recursos.
• Asegurar la validez legal de las facturas que debas presentar o que te requiera un organismo público.
• Consultar multas de tráfico, censos, padrones, etc.

Por otro lado, entre los documentos que suelen digitalizarse de manera certificada se incluyen facturas, tickets, contratos, y cualquier otro documento que pueda tener valor legal o fiscal. Por ejemplo, las facturas digitalizadas deben cumplir con las normas de la AEAT para ser aceptadas en procesos de auditoría o inspección fiscal.

¿Quién lleva a cabo la certificación?

La autoridad fiscal competente, que en España es la Agencia Tributaria, es la encargada de realizar las certificaciones y de verificar que un documento o archivo tiene validez legal. Por lo tanto, para obtener una certificación digital, es necesario solicitarla a este organismo público. 

Sin embargo, este trámite debe realizarse a través de la institución emisora, que es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Para las asesorías y despachos, lo más sencillo es trabajar con softwares OCR homologados por la AEAT, como Regate by Qonto.

La digitalización de documentos no es lo mismo que la digitalización certificada. Mientras que la primera simplemente convierte archivos en formato físico digital, la digitalización certificada asegura que los documentos digitales cumplen con los requisitos legales establecidos por un organismo competente, lo que les otorga validez fiscal y tributaria.

¿Cuáles son los beneficios de la digitalización certificada para empresas y asesorías?

La digitalización certificada ofrece una serie de ventajas significativas para empresas, asesorías y profesionales, especialmente en términos de eficiencia, seguridad y cumplimiento normativo.

1. Reducción de costes y espacio

Al digitalizar de manera certificada los documentos, las empresas pueden reducir significativamente los costos asociados al almacenamiento físico de documentos en papel. 

2. Mejora en la eficiencia operativa

Con los documentos digitalizados y almacenados de forma segura en un formato digital, las empresas pueden acceder a ellos de manera rápida y sencilla, mejorando así su productividad. Esto es especialmente útil para asesorías y profesionales que manejan grandes volúmenes de documentos y necesitan tener acceso a ellos de forma ágil y organizada.

3. Cumplimiento normativo y validez legal

Uno de los principales beneficios de la digitalización certificada es el cumplimiento normativo. Al utilizar softwares homologados por la AEAT las empresas y asesorías pueden estar seguras de que sus documentos digitalizados cumplen con todas las regulaciones legales vigentes, lo que les otorga validez legal y los protege en caso de inspecciones o auditorías.

4. Seguridad y protección de datos

La digitalización certificada garantiza que los documentos sean inalterables y estén protegidos contra cualquier tipo de modificación no autorizada. Esto es crucial para mantener la integridad de la información y proteger los datos sensibles que puedan estar contenidos en los documentos.

Además, reduce significativamente el margen de error humano al ingresar la información de los documentos en el sistema. Esto es especialmente importante en los procesos contables y financieros de una empresa, incluso en otros momentos clave como emitir facturas electrónicas. 

¿Qué es un software digitalización certificada y cómo implementarlo en tu empresa?

Antes de entender en qué consiste un software de digitalización certificada, hay que saber que para que la digitalización certificada sea reconocida por ley es fundamental cumplir con una serie de requisitos establecidos por la AEAT. 

Así pues, un software homologado por la AEAT, también conocido como software para digitalizar facturas o software para digitalizar tickets, es aquel que ha sido aprobado por la Agencia Tributaria para realizar la digitalización certificada de documentos. 

Estos softwares no solo permiten escanear y almacenar digitalmente los documentos, sino que también garantizan que dichos documentos mantengan su inalterabilidad y cumplan con todos los requisitos legales necesarios para ser considerados válidos ante cualquier autoridad.

¿Por qué es importante que el software de digitalización esté certificado?

Cuando se utiliza un software certificado por la AEAT para digitalizar un documento en papel, la versión digital obtenida tiene el mismo valor legal que el original en papel, siendo considerada una copia fiel.

Sin esta certificación, aunque el software puede digitalizar los documentos, las versiones digitales no tendrían validez legal. Por lo tanto, sería necesario conservar el documento en papel, ya que la Agencia Tributaria podría solicitarlo en caso de una auditoría a la empresa.

¿Es legalmente válido destruir documentos físicos después de su digitalización certificada?

Sí. Una vez que un documento ha sido digitalizado de forma certificada, el archivo digital tiene la misma validez legal ante la Agencia Tributaria que el original en papel, por lo que se puede destruir el documento físico sin inconvenientes.

¿Cómo puedes comprobar que el software está certificado por la AEAT?

Generalmente, el software indicará si cuenta con la homologación de la AEAT, y esta información suele estar disponible en la página web de la empresa que ofrece el software. Si no se menciona en el sitio web de la empresa, es posible verificarlo en la página de la Agencia Tributaria, donde se puede consultar una lista de todos los software homologados.

¿Cuál es el coste aproximado del proceso de digitalización certificada de documentos?

Es difícil establecer un precio común para este proceso, ya que las empresas que ofrecemos estos servicios trabajamos con presupuestos personalizados que varían según factores como el volumen de documentos, la frecuencia del servicio, y otras de tus necesidades.

Es importante mencionar que hay diversas ayudas disponibles para la digitalización de pymes y autónomos, por lo que es posible que tu empresa pueda beneficiarse de alguna de ellas.

¿Cómo puedes implementar un software para la digitalización certificada?

Para implementar la digitalización de facturas en tu empresa o asesoría, es importante que sigas una serie de pasos que aseguren el cumplimiento de todos los requisitos legales.

1. Selección del Software Adecuado

El primer paso es que elijas un software homologado para la digitalización certificada de facturas y otros documentos que se ajuste a tus necesidades empresariales. Es fundamental que el software esté homologado por la AEAT, ya que esto garantiza que el proceso de digitalización cumplirá con todas las normativas legales.

También el software debe estar habilitado para ofrecer y soportar los formatos estándar permitidos para homologar la imagen de un documento, los cuales son: 

• ISO 19005 PDF/A.
• PNG.
• JPEG2000.
• Acrobat 5 PDF 1.4 o superior.
• TIFF 6.0 o superior.

Regate by Qonto está homologado como software para la digitalización certificada de facturas y tickets. ¡Ni tus clientes ni tú tendréis que guardar el papel!

2. Capacitación del personal

Es importante que el personal de tu empresa encargado de la digitalización esté debidamente capacitado en el uso del software y en los requisitos legales que deben cumplirse. Esto incluye comprender cómo funcionan los certificados digitales y la firma electrónica, así como la importancia de mantener la inalterabilidad de los documentos digitalizados.

3. Auditoría y verificación

Una vez implementado el proceso de digitalización certificada, es recomendable que realices auditorías periódicas para verificar que los documentos digitalizados cumplen con los requisitos legales y que el software está funcionando correctamente. Esto también ayuda a detectar y corregir cualquier posible fallo en el sistema.

4. Conservación y acceso a los documentos

Finalmente, es esencial que cuentes con un sistema seguro y eficiente para la conservación y acceso a los documentos digitalizados. Esto incluye la implementación de protocolos de seguridad para proteger los archivos digitales y garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a ellos.

En un mundo cada vez más digital, la adopción de la digitalización certificada no solo es una ventaja competitiva, sino una necesidad para mantenerse al día con las exigencias del entorno empresarial moderno. Si tu empresa aún no ha dado este paso, ahora es el momento ideal para que explores nuestras opciones disponibles y aproveches los beneficios que la digitalización certificada puede ofrecerte.

¿Sabías que Regate by Qonto está homologado para la digitalización certificada de facturas por la AEAT? Podrás deshacerte de las facturas y tickets físicos para siempre, sin necesidad de conservarlos.

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