Cómo emitir facturas electrónicas: guía completa

La digitalización está revolucionando el mundo empresarial, donde uno de los cambios más significativos está siendo la adopción de la factura electrónica, obligatoria desde hace años para el sector público y obligatoria para las empresas y despachos tras las recientes normativas publicadas.

Pero más allá de la teoría, ¿cómo es la práctica? En el artículo de hoy te contamos todos los detalles sobre cómo emitir facturas electrónicas de manera efectiva y conforme a la normativa vigente, desde sus requisitos y formato hasta el software de facturación electrónica que puedes elegir.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un documento digital que reemplaza a la factura tradicional en papel. Este tipo de facturación ofrece numerosas ventajas, como la reducción de costes y errores, rapidez, trazabilidad, cumplimiento normativo y una mayor eficiencia en la gestión administrativa.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica? La factura electrónica en España ya es obligatoria y se está implementando gradualmente: desde 2024 aplica tanto a las asesorías y despachos como a los autónomos. Sin embargo, los plazos de implantación de la factura electrónica son distintos, te los explicamos en nuestro artículo sobre la Ley Crea y Crece, que es la norma que obliga a la facturación electrónica para empresas y profesionales.

3 formas de emitir facturas electrónicas

Antes de conocer el paso a paso de cómo emitir facturas electrónicas, es importante saber que puedes hacerlo de 3 maneras distintas:

1. Mediante un programa o sistema ofimático para crear facturas. El más común es Excel, ya que es una herramienta a la que todo el mundo suele tener acceso. Este sistema dispone de plantillas y fórmulas para hacer facturas electrónicas, pero se trata de un método muy manual que implica rellenar los campos de tu empresa a mano, invirtiendo bastante tiempo en ello y con altas posibilidades de cometer errores humanos.
2. A través de un tercero que preste servicios de facturación electrónica o e-factura. Este método es muy simple, ya que sólo hay que darse de alta en el programa desde la página web del proveedor, rellenar los datos y firmar digitalmente a través de un certificado electrónico. 
3. Por medio de un método de autofacturación, de forma que el propio destinatario de la factura electrónica puede crearla él mismo. Esta forma de facturación electrónica te ahorra tiempo, pero te proporciona menos control sobre el proceso.

Los requisitos técnicos y legales de una factura electrónica

Para emitir una factura electrónica válida es esencial cumplir con los siguientes requisitos:

- Firma electrónica: garantiza la autenticidad y la integridad de la factura. Existen distintos tipos de firma electrónica, así que asegúrate de utilizar la que más te convenga. Para ello, puedes consultar con tu proveedor del software que utilices para la facturación electrónica.

- Formato factura electrónica: es decir, el fichero que soporta el contenido legal de la factura. Puedes utilizar varios formatos al hacer una factura electrónica: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT, entre otros. Sin embargo, los formatos usados con más frecuencia son PDF (para particulares o pymes), XML (modelo Facturae de la Agencia Tribuatria) o EDIFACT (cuando el destinatario es una empresa).

- Contenido: toda factura electrónica debe contar con unos datos mínimos (identificación de las partes, datos fiscales, productos o servicios prestados, impuestos, etc.). En nuestro artículo sobre las cuestiones clave de la factura electrónica te detallamos todos los contenidos que debe tener una factura electrónica.

- Legibilidad, autenticidad e integridad: la factura debe ser fácilmente comprensible para el receptor y debe garantizar la identidad de las partes y del contenido de la factura, sin poder realizar alteraciones que no sean verídicas.

Igualmente, tienes que tener en cuenta que la facturación electrónica también está sujeta a otras leyes, como la Ley Antifraude y el Reglamento Verifactu, y que no puedes obligar a un cliente a aceptar una factura electrónica, sino que éste debe dar su consentimiento para ello.

Pasos para emitir facturas electrónicas

Para comprender cómo emitir facturas electrónicas es importante seguir rigurosamente una serie de pasos.

1. Preparar la documentación

Lo primero de todo es reunir los datos que son necesarios incluir en la factura electrónica y ordenarlos correctamente a lo largo del documento. Además, es esencial que el documento cuente con un encabezamiento que contenga la palabra “Factura”, indicando la fecha y el número de factura del que se trate.

Al emitir una factura electrónica, debes incluir los siguientes datos:

- Emisor: información de la empresa o autónomo que emite la factura.

- Cliente: datos del receptor de la factura.

- Descripción detallada: productos vendidos o servicios prestados.

- Retenciones fiscales: normalmente suelen aplicarse IRPF e IVA.

- Importe total: es la cantidad total a pagar una vez aplicados los impuestos.

 2. Crear el soporte digital y elegir un software de facturación electrónica

Para la facturación electrónica es necesaria una aplicación o software de facturación electrónica que permita dar de alta al emisor y el receptor de la factura, además de elaborar un documento con todos los campos obligatorios y guardarlo en un fichero para su posterior envío telemático.

Pero cuidado, debes ser muy minucioso a la hora de elegir un software de facturación electrónica. Con la nueva normativa vigente (Ley Crea y Crece, Reglamento Verifactu AEAT y Ley Antifraude) este tipo de programas informáticos deben cumplir unos requisitos legales y técnicos que garanticen la validez de las facturas electrónicas.

De hecho, se prevén multas elevadas para todos aquellos que comercialicen o utilicen un software que incumpla con las exigencias legales. Gana tranquilidad con Regate by Qonto, te garantizamos el cumplimiento legal y la correcta emisión de facturas electrónicas.

3. Comprobar y emitir la factura electrónica

Comprueba que todos los datos de la factura que quieres emitir sean correctos y recuerda que, si cuentas con un software de facturación electrónica es menos probable que cometas errores, ya que el sistema informático te garantiza la automatización del proceso.

Una vez comprobado y firmado el documento, envíalo a su destinatario a través de medios electrónicos seguros y asegúrate de que él también lo firma, de forma que te garantice su correcta recepción.  

4. Después de enviar una factura electrónica

No todo acaba tras el envío, pues la Ley General Tributaria (Ley 58/2003) obliga a conservar las copias (en digital o en papel) de las facturas electrónicas expedidas durante el mismo plazo que las facturas en papel (4 años). Es decir, en la facturación electrónica también es obligatorio llevar libros de registro.

¿Cómo emitir facturas electrónicas fuera de España? (H2)

Para emitir una factura electrónica fuera de España los requisitos son los mismos. Sin embargo, el cliente tiene la obligación de cerciorarse de que la firma electrónica que acompaña a la factura electrónica es reconocida legalmente en su país.

Por otro lado, cabe resaltar que, si el emisor o el destinatario de la factura electrónica no reside en España, pero sí en algún país de la Unión Europea (UE) u otro país donde dicho sistema de facturación electrónica sea reconocido legalmente, se puede expedir la factura sin necesidad de solicitar ningún permiso a la Agencia Tributaria.

Si, por el contrario, no reside en España ni en otro país de la UE y la factura electrónica no es reconocida legalmente en el país de destino, será necesaria la autorización de la Agencia Tributaria.

En conclusión, la adopción de la factura electrónica no sólo es una obligación legal en España, sino también una oportunidad para mejorar la eficiencia y el control de las operaciones comerciales. Recuerda que, con las nuevas exigencias de la normativa, no sirve cualquier programa informático para la facturación electrónica, sino que éste tendrá que cumplir con una serie de requisitos técnicos. Te contamos cómo debe ser un software de facturación electrónica según el Reglamento Verifactu, prepárate para la llegada de la Factura electrónica con Regate by Qonto.