Experts-comptables : quels outils d’analyse de document par IA utiliser ?

Face à l’explosion des données, les experts-comptables se tournent de plus en plus vers des solutions innovantes pour optimiser leur travail. Parmi ces nouveautés, les outils d'analyse de documents par intelligence artificielle (IA) représentent une véritable révolution.

La digitalisation transforme la profession comptable depuis plusieurs décennies. Mais avec l'arrivée de l'IA, nous entrons aujourd’hui dans une nouvelle ère d'automatisation, qui révolutionne les méthodes de travail des cabinets d'experts-comptables.

De l’usage de chatbots pour répondre aux questions basiques des clients à la rédaction d’emails ou de documents de synthèse, en passant par l’automatisation du rapprochement bancaire, les cas d’usage de l’intelligence artificielle dans le monde du chiffre sont d’ailleurs déjà nombreux.

Mais s’il y a bien une application particulièrement impactante dans l’activité quotidienne des experts-comptables, c’est sans aucun doute l’analyse de documents par IA, qui rend notamment possible l’automatisation de la saisie comptable.

Alors comment cette évolution transforme-t-elle le travail des cabinets ? Et quels sont les meilleurs outils disponibles en la matière ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Analyse de document par IA : de quoi parle-t-on ?

Quand l’intelligence artificielle réinvente l’analyse de documents

Aujourd’hui, les entreprises croulent sous des tonnes de documents et d’informations, dont elles doivent traiter les données rapidement pour prendre de bonnes décisions.

Mais prendre connaissance de ces documents, puis les analyser, les traiter et les archiver est un processus long et chronophage, quelle que soit leur nature ou format (PDF, Excel, Powerpoint…).

C’est là que l’IA entre en jeu : en automatisant cette analyse avec une rapidité et une précision inégalées, elle fait disparaître les processus manuels de saisie de données, de classification des informations et de détection des erreurs, et accomplit ces opérations quasi instantanément.

De quoi accélérer les processus opérationnels, libérer les ressources humaines pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, et transformer radicalement la gestion de l'information dans les entreprises.

Comment ça marche techniquement ?

L'analyse de documents par IA repose sur la technologie de la reconnaissance optique de caractères (OCR). Cette dernière consiste à “scanner” des documents de différentes nature (PDF, Excel…) pour les transformer en données numériques exploitables.

Comment l'IA traite-t-elle ensuite ces données ? Eh bien elle utilise des technologies de traitement du langage naturel (NLP), qui permettent de comprendre le contenu textuel, d'extraire les informations pertinentes et de les catégoriser.

Des modèles d'apprentissage automatique ou de “deep learning” sont également utilisés pour améliorer la précision de l'interprétation des données en s'adaptant aux spécificités des documents comptables, comme la reconnaissance des termes financiers et la compréhension des contextes complexes.

Quels cas d’usage pour les experts-comptables ?

Les experts-comptables sont au carrefour d'innombrables flux d’informations et de données. Ils bénéficient donc grandement de l'introduction de l'IA dans l'analyse de documents.

Prenons un exemple concret : la gestion d'une facture fournisseur.

Sans l'IA : l’expert-comptable doit se charger de la saisie manuelle des données, en entrant scrupuleusement le nom du fournisseur, le montant total, la date d'échéance, etc., dans le système comptable. Ce processus est non seulement chronophage mais également sujet à des erreurs humaines, notamment dans la transcription des chiffres.

Avec l'IA : dès la réception de la facture, l'IA scanne et extrait instantanément toutes les données nécessaires, puis les intègre directement dans le système d’information. L’expert-comptable n’a plus qu’à vérifier que tout est bien correct.

Les outils d’analyse de documents par intelligence artificielle permettent donc d’automatiser totalement la saisie des données comptables. Ils facilitent également les rapprochements bancaires, les audits et la génération de rapports financiers.

De quoi faire gagner les experts-comptables en productivité, et leur libérer un temps considérable, qu’ils peuvent alors allouer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, pour se positionner comme des conseillers stratégiques et non plus comme de simples gestionnaires de données.

Les promesses sont donc phénoménales. Mais vers quels outils se tourner ? Quelle IA choisir pour résumer un document PDF comme une facture ? Quelle IA peut analyser un fichier Excel comme un compte de résultat ? C’est ce qu’on va voir tout de suite.

Experts-comptables : 8 outils d’analyse de document par IA à connaître

Il existe d'innombrables outils IA d’analyse de documents, avec des fonctionnalités diverses et variées. Mais voici une sélection des outils les plus connus :

• Humata : souvent décrit comme la version PDF de ChatGPT, cet outil permet d’analyser du contenu PDF pour synthétiser des résultats, comparer des documents, ou répondre à des questions.

• Rossum : ce logiciel utilise l'intelligence artificielle pour extraire des données de n'importe quel document sans règles spécifiques ou modèles préétablis. Il est particulièrement utile pour automatiser le traitement des factures et des reçus.

• ChatPDF : cette application IA permet aux utilisateurs de poser des questions et d'obtenir des réponses à partir de n'importe quel fichier PDF. Elle simplifie la recherche en fournissant des résumés instantanés et des réponses précises directement à partir des documents téléchargés.

• ChatDoc : même concept, cet outil en ligne permet de dialoguer avec des documents de différents formats, sous la forme d’un chatbot, pour gagner du temps sur la recherche et l’analyse.

• Unriddle : cet outil, conçu pour accélérer la lecture et l'analyse de documents, permet de trouver des informations, simplifier des sujets complexes, prendre des notes et rédiger avec l'aide de l'IA.

• ABBYY FlexiCapture : ce puissant outil de capture de données utilise des technologies avancées pour transformer les documents en données structurées. Il est utilisé dans des entreprises de toutes tailles.

• Ephesoft : cette solution utilise des algorithmes de machine learning pour classer, extraire et valider des données de documents. Un choix idéal pour les entreprises qui cherchent à améliorer l'efficience de leurs processus documentaires.

• MonkeyLearn : cette plateforme d'apprentissage automatique spécialisée dans l'analyse de texte permet aux utilisateurs de transformer du texte brut en données exploitables grâce à une interface graphique intuitive.

Profitons-en par ailleurs pour répondre à une question courante : est-ce que ChatGPT peut analyser un document ?

Réponse : la version payante de ChatGPT (ChatGPT 4) peut lire et interpréter le texte visible sur des images ou dans des fichiers téléchargés, mais il n'est pas conçu pour analyser ou extraire directement des informations de fichiers PDF, de liens ou d'autres formats de document.

Pour que ChatGPT puisse "analyser" un document, celui-ci doit d'abord être converti en texte par des outils spécifiques, comme ceux mentionnés ci-dessus, qui sont capables d’effectuer une exploration et une extraction rapide voire instantanée de texte issus de formats PDF, DOCX, et autres.

Par ailleurs, l'envoi de documents dans ChatGPT peut poser d'importants problèmes en matière de sécurité et de confidentialité.

Des plateforme de gestion comptable complètes qui intègrent des fonctionnalités d’analyse de document par IA

L’intérêt d’une solution unique pour éviter de jongler entre plusieurs outils

Comme on l’a vu, Unriddle, Humata, ChatPDF ou encore ChatDOC sont des outils intéressants en matière d’analyse de document par IA. Mais ce ne sont pas des outils spécialisés en analyse de documents comptables ou de données financières.

En réalité, plutôt que de s'appuyer sur des solutions généralistes et de multiplier les outils, les experts-comptables ont plutôt intérêt à se tourner vers des logiciels comptables qui intègrent l’analyse de documents dans leurs fonctionnalités.

Des plateformes comme Regate permettent en effet l'automatisation de l’ensemble des processus comptables, y compris l'analyse de documents, dans une approche totalement intégrée.

Comment Regate intègre l’analyse de document par IA

Regate est une plateforme de pré-comptabilité et de relation client qui s’intègre à 100% au logiciel de production des cabinets comptables, et qui utilise notamment l’analyse de documents par IA.

Par exemple, lorsqu’une facture ou une note de frais est reçue, l'OCR (reconnaissance optique des caractères) analyse le contenu, saisit les champs puis réalise les imputations de manière totalement automatique.

Adieu les tâches fastidieuses, mais aussi les erreurs, les doublons et les retards !

L’optimisation va même beaucoup plus loin : l’IA permet en effet d’automatiser le rapprochement bancaire, ainsi que la mise à jour de dashboards personnalisés, pour fournir une information financière disponible en temps réel.

En conclusion : pas besoin d’outil séparé d’analyse de document, avec Regate vous profitez d’un déploiement fluide, d’une intégration totale, et de fonctionnalités réellement adaptées à vos besoins d’experts-comptables !

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