Automatisation de la saisie comptable : fonctionnement, avantages et outils

Fini les processus manuels : de nombreux outils permettent désormais d’automatiser la saisie comptable, et facilitent ainsi grandement la vie des experts-comptables. Voici tout ce qu’il faut savoir sur le sujet ainsi que quelques conseils pour sauter le pas.

Pendant des décennies, le quotidien de l’expert-comptable se résumait à enregistrer des pièces justificatives les unes après les autres, de chercher des factures manquantes, ou encore de réconcilier laborieusement les relevés bancaires avec les enregistrements dans les livres de comptes.

Mais c’est désormais du passé : grâce à l’automatisation de la saisie comptable, les experts-comptables peuvent désormais se libérer des tâches comptables routinières et chronophages pour se concentrer davantage sur les sujets sur lesquels ils ont le plus de valeur ajoutée.

Alors comment fonctionne la saisie automatique ? Quels en sont les avantages ? Et sur quels outils miser pour en bénéficier pleinement ? Décryptage.

Automatisation de la saisie comptable : comment ça marche ?

La reconnaissance automatique des factures avec l’OCR

L'OCR (optical character recognition, ou reconnaissance optique de caractères en français) est une technologie qui permet de convertir différents types de documents, tels que des documents scannés, des fichiers PDF ou même des images, en données modifiables et analysables. 

Dans le domaine de la comptabilité, l'OCR est utilisée pour extraire les données clés des factures, des reçus et de tout autre type de documents financiers. Et il est donc au cœur de l’automatisation de la saisie comptable.

Le processus fonctionne comme suit :

• Scannage du document : les factures et autres justificatifs sont scannés pour créer une image numérique.
• Reconnaissance et conversion : l'OCR analyse l'image pour détecter et reconnaître les caractères imprimés ou manuscrits. Les caractères sont ensuite convertis en texte numérique.
• Extraction de données : une fois le texte numérisé, l'OCR extrait les informations pertinentes comme les dates, les montants, les noms de fournisseurs, et les numéros de facture.
• Validation et archivage : les données extraites sont intégrées dans le système comptable sous la forme d'entrées de journal, de mises à jour de livre, etc.

L’accélération de l’automatisation avec l’IA

L'intelligence artificielle (IA) décuple aujourd’hui les capacités des technologies OCR en ajoutant des couches de compréhension et de traitement automatisé.

Par exemple, l’IA améliore la reconnaissance des documents, en prenant en compte les écritures manuscrites ou les formats de documents complexes, grâce à l’apprentissage automatique.

Elle utilise également des modèles prédictifs pour identifier des incohérences ou des anomalies potentielles dans les données, ce qui aide à prévenir les erreurs ou les fraudes.

Enfin, l’IA analyse les données extraites pour les catégoriser selon les codes comptables pertinents, facilitant ainsi la saisie et la réconciliation comptable.

Pour résumer : l’OCR rend possible l’automatisation de la saisie comptable, et l’IA la rend plus rapide, plus fiable, et plus efficace.

Les avantages de la saisie comptable automatisée pour les experts-comptables

La saisie transforme la manière de travailler des experts-comptables et améliore leur efficacité globale. 

En voici les principaux bénéfices :

Gain de temps

L'automatisation permet aux experts-comptables de traiter un volume plus important de documents en beaucoup moins de temps. Elle réduit donc significativement le temps consacré aux tâches répétitives. Les heures gagnées peuvent être consacrées à des activités à plus forte valeur ajoutée, comme le conseil financier stratégique.

Réduction du risque d’erreur

Les erreurs humaines sont inévitables dans tout processus manuel. L'automatisation réduit ce risque en assurant une saisie et une extraction des données plus précises. De quoi améliorer la fiabilité des états financiers et renforcer la confiance des clients dans les services fournis.

Meilleure conformité réglementaire

L'automatisation aide les experts-comptables à rester conformes aux exigences de plus en plus strictes des réglementations financières. Les systèmes automatisés sont en effet programmés pour suivre les dernières règles fiscales et comptables, et assurent donc que toutes les entrées sont conformes aux normes en vigueur. Autre avantage : l'automatisation facilite la production de rapports et de documents requis pour les audits, ce qui réduit ainsi les risques de non-conformité.

Gestion améliorée des données

Les systèmes automatisés facilitent la récupération et l’organisation des informations financières. Les experts-comptables peuvent ainsi accéder aux données en temps réel pour analyser les performances financières de l'entreprise, optimiser les flux de trésorerie et prendre des décisions éclairées.

Réduction des coûts

Les économies à long terme de l’automatisation de la saisie comptable sont considérables. Et ce, quel que soit l'investissement initial dans un logiciel de comptabilité spécialisé. En réduisant le temps passé sur la saisie manuelle et en minimisant les erreurs qui pourraient conduire à des corrections coûteuses, les cabinets comptables peuvent en effet voir une diminution notable de leurs coûts opérationnels.

Amélioration du service client

Grâce à l’automatisation, les experts-comptables ont plus de temps à consacrer à leurs clients : ils peuvent donc offrir un service plus réactif et plus personnalisé, et renforcer ainsi leurs relations avec les entreprises qu’ils accompagnent. C’est un formidable levier de développement pour les cabinets.

Quels outils pour automatiser la saisie comptable ?

Comparer les logiciels d’automatisation de la comptabilité 

Il existe de nombreuses solutions d’automatisation à destination des cabinets d’experts-comptables. Résultat : il n’est pas facile de s’y retrouver !

Voici donc les principaux critères à considérer pour comparer ces logiciels, et choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins spécifiques, à votre budget, et à votre environnement opérationnel :

• Facilité d'utilisation : un logiciel intuitif et facile d'accès permet d’améliorer la productivité et de réduire le temps de formation. Alors prenez le temps de faire une démo ou un test pour vous faire une idée précise de l’interface.

• Technologie : choisissez des logiciels qui intègrent les dernières avancées technologiques, comme l'intelligence artificielle (IA), pour garantir une haute précision et une amélioration continue des fonctionnalités d'automatisation

• Intégration : le logiciel doit pouvoir se synchroniser avec vos autres systèmes et outils utilisés en interne, en particulier votre logiciel de production, pour faciliter les flux de travail et les échanges de données.

• Sécurité : assurez-vous que le logiciel respecte les normes de sécurité les plus strictes pour protéger toutes les données financières sensibles de vos clients.

• Coût : comparez le coût total, qui intègre non seulement l'achat, mais aussi la mise en œuvre et la maintenance, pour trouver le meilleur rapport qualité-prix.

Regate by Qonto, une plateforme complète pour les experts-comptables

Chez Regate by Qonto, nous avons conçu une plateforme intégrée de gestion et de paiement à destination des experts-comptables, qui automatise au maximum votre suivi comptable et la gestion de vos clients.

De la collecte des factures fournisseurs à l’émission de devis et de factures, en passant par le rapprochement bancaire et l’enregistrement comptable des notes de frais, tout est simplifié : les documents de vos clients sont traités automatiquement, et les écritures comptables se génèrent instantanément. 

Vous n’avez plus qu’à assurer la vérification des informations, et à vous concentrer sur l’accompagnement stratégique de vos clients. 

Adieu les tâches répétitives !

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