Comment les données en temps réel transforment le rôle de l'expert-comptable

Avec l’essor de l’automatisation et de l’IA, les données comptables en temps réel gagnent du terrain. Leur utilisation pose des défis aux experts-comptables, et sont sources de nouvelles opportunités.

La rapidité d’accès à l’information est aujourd’hui le nerf de la guerre en entreprise, en particulier au sein de la fonction finance. Les DAF (Directeur Administratif et Financier) et les dirigeants d’entreprise ont en effet plus que jamais besoin de pouvoir accéder à des données précises et fiables, et ce, à tout moment.

Pour les experts-comptables, cet enjeu est une opportunité en or : s’ils prennent le tournant de l’automatisation et de l'intelligence artificielle (IA), ils peuvent en effet offrir à leurs entreprises clientes des données comptables en temps réel, et se positionner ainsi comme de précieux Business Partners.

Dans cet article, nous décryptons cette révolution en marche et ses impacts sur la profession.

Tout savoir sur l’essor des données comptables en temps réel

Données comptables en temps réel : de quoi parle-t-on ?

Déclarations mensuelles de TVA, gestion de la paie en fin de mois, reporting trimestriel, clôture annuelle des comptes et préparation des états financiers annuels… pendant des décennies, la gestion financière des entreprises a été cadencée par des échéances régulières, définissant des cycles comptables fixes

Mais dans le climat économique actuel, ces cycles comptables ne sont plus adaptés.

Les entreprises ne peuvent en effet plus se permettre d'attendre la fin du trimestre ou de l'année (ni même la fin du mois) pour évaluer leur situation financière.

Elles ont besoin d’actualiser leurs données chaque jour ou presque, pour savoir où elles en sont et prendre ainsi des décisions éclairées.

C’est tout l’enjeu de la comptabilité en temps réel. Elle se concrétise par :

• Un enregistrement instantané des factures dès leur réception, pour optimiser la gestion des comptes fournisseurs, et donner une vision précise des obligations financières de l’entreprise à un instant T.
• Un rapprochement automatique des mouvements bancaires avec les transactions enregistrées dans le système comptable, pour assurer une concordance précise des soldes et une détection rapide des écarts.
• Un système d’anticipation des paiements grâce à une analyse des échéances et une prise en compte des éventuels devis, pour permettre une meilleure planification financière et la gestion proactive de la trésorerie.
• Des tableaux de bord pour bénéficier d’une vue à 360 degrés de la santé financière de l'entreprise, avec des KPIs clés tels que la trésorerie disponible, les comptes clients et fournisseurs, et les résultats financiers.

Quelles sont les technologies derrière la comptabilité en temps réel ?

Les données comptables en temps réel reposent sur l’arrivée de 3 grandes innovations technologiques :

1. La dématérialisation : grâce à la conversion des documents papier en format numérique, les entreprises peuvent désormais accéder instantanément à leurs factures, relevés bancaires, et autres pièces comptables, ce qui facilite un enregistrement immédiat des transactions et évite les saisies manuelles.

2. L’automatisation : des logiciels spécialisés sont désormais capables de traiter automatiquement la data disponible, d'enregistrer les transactions et de générer instantanément des rapports. De quoi éliminer les tâches fastidieuses et accélérer considérablement les processus comptables.

3. L’IA : des algorithmes sophistiqués permettent désormais d'analyser rapidement de vastes quantités de données financières. Ces systèmes facilitent l'enregistrement des transactions, détectent les erreurs et fournissent des insights précieux pour prévoir des événements futurs.

Grâce à la combinaison de ces 3 grandes vagues de digitalisation, l’accès aux données comptables en temps réel est déjà une réalité dans certaines entreprises. Et il est très probable que cela devienne même la norme d’ici quelques années.

Pourquoi les données comptables en temps réel vont s’imposer en entreprise

La facturation électronique va obliger dès 2026 les entreprises à s’échanger des e-factures, c’est-à-dire des factures digitales sous formes de fichiers répondant à des normes bien précises.

‍La préparation des entreprises à cette réforme devrait accélérer les mutations déjà en cours et favoriser le développement de systèmes d’information comptable en temps réel.

Pourquoi ? Tout simplement parce que la facturation électronique va intensifier la dématérialisation et permettre aux entreprises (ainsi qu’à leurs experts-comptables) d’accéder à une multitude de données déjà structurées

Or ces données structurées vont permettre d’alimenter les algorithmes d’intelligence artificielle, améliorant encore davantage leur capacité à générer des analyses.

On peut donc s’attendre à une explosion des données en temps réel en entreprise dans les prochaines années ! Et c’est une excellente nouvelle pour les entreprises…

Les données comptables en temps réel : une petite révolution pour les entreprises

Les données comptables en temps réel permettent de faire bénéficier les entreprises d’une vision instantanée sur leur santé financière

Et c’est un avantage crucial ! Car cela leur permet de : 

• ‍Gagner en réactivité :plus besoin d'attendre les rapports mensuels ou trimestriels pour prendre des décisions importantes, les décideurs peuvent agir beaucoup plus rapidement et faire preuve d’agilité.
• ‍Améliorer la prise de décision :avec des informations financières actualisées, les entreprises sont mieux informées et bénéficient d’une meilleure compréhension de leurs activités. Elles peuvent donc planifier leurs dépenses et investissements pour maximiser leur profit.
• ‍Renforcer la transparence : l’entreprise peut partager à tout moment des informations financières à jour pour renforcer la confiance des banques, des investisseurs et des autres parties prenantes.

Optimiser la gestion des risques : les DAF ou dirigeants peuvent anticiper les éventuels problèmes et adopter une gestion financière plus proactive. Par exemple, ils peuvent gérer plus efficacement leur trésorerie pour prévenir les déficits de fonds, ou accéder facilement au fichier des écritures comptables (FEC) en cas de contrôle fiscal.

Pour le dire autrement : avec le temps réel, les données comptables, qui étaient auparavant de simples outils d’analyse historique, deviennent des instruments de pilotage dynamique

Elles décuplent la visibilité des DAF et des dirigeants et leur permettent de prendre véritablement le contrôle de leurs activités. Fini le temps de la navigation à vue !

Pourquoi et comment les données en temps réel changent la donne pour les experts-comptables

L'opportunité de renforcer la relation client

On vient de le voir : les données comptables en temps réel sont de véritables leviers stratégiques pour les entreprises.

En donnant accès à leurs clients à des systèmes d’information en temps réel, les experts-comptables vont donc bien plus loin que la simple gestion du FEC, et offrent un avantage compétitif de taille aux entreprises qu’ils accompagnent.

De quoi maximiser la satisfaction client et renforcer la fidélisation, qui sont évidemment au cœur de la réussite des cabinets comptables.

Un gain de temps considérable

L'automatisation des tâches comptables répétitives grâce aux technologies de données en temps réel, et plus largement par la transformation numérique, libère par ailleurs les experts-comptables de nombreuses heures de travail manuel.

A la clé : une augmentation de la productivité des équipes, une optimisation de la qualité du service, et une amélioration de la satisfaction au travail.

Le temps économisé peut alors être investi dans le développement commercial, ou bien, comme on va le voir tout de suite, dans la diversification vers de nouvelles activités.

L’opportunité d’évoluer vers des offres à plus forte valeur ajoutée

Avec des données toujours actuelles et facilement accessibles, les cabinets d’expertise comptable peuvent désormais proposer des services qui vont bien au-delà de la comptabilité traditionnelle.

Ces services, axés sur le conseil et l’accompagnement stratégique peuvent inclure :

• Des prestations de DAF externalisé et de stratégie financière
• La gestion administrative déléguée
• Le recouvrement
• La recherche de financement
• La gestion de trésorerie
• La gestion du patrimoine du dirigeant
• Et bien plus encore !

En intégrant les données en temps réel dans leur offre, les experts-comptables transforment donc non seulement leur propre métier mais aussi la manière dont les entreprises perçoivent et exploitent leurs compétences financières.

Experts-comptables : comment entrer dans l’ère des données en temps réel ?

Les données en temps réel sont donc une opportunité en or pour les cabinets d’experts-comptables. Mais pour la saisir, ils doivent être capables de s’y adapter.

Cette adaptation va impérativement passer par :

• ‍Une montée en compétences sur la maîtrise des données : les cabinets doivent non seulement engager une formation en profondeur de leurs équipes en place mais aussi prévoir le recrutement de nouveaux talents spécialisés dans la donnée, comme des Data Analysts ou des Data Controllers.
• ‍La mise en place de processus internes adaptés : les cabinets doivent revoir tous leurs workflows pour permettre une collecte, une exploitation et une sauvegarde fluides des données, et intégrer de nouvelles pratiques liées aux informations en temps réel.
• ‍L’adoption de solutions robustes: les cabinets doivent pouvoir compter sur une infrastructure technologique capable de gérer et traiter les données en temps réel.

Chez Regate, c’est exactement ce que nous avons développé : une plateforme conçue pour les cabinets d’experts comptables, directement intégrée à leur logiciel de production, et qui leur permet d’offrir à leurs clients une information financière à jour et en temps réel, grâce à la saisie automatisée.

Alors, prêts à prendre le tournant des données en temps réel ? Découvrir notre solution pour les experts-comptables.