Factur-X : LA solution de facturation dématérialisée

Le passage au numérique au sein des entreprises françaises a pris un virage significatif ces dernières années. Depuis 2020, les entreprises du secteur privé travaillant pour les donneurs d'ordre publics ont l'obligation d'envoyer leurs factures via la plateforme Chorus-Pro. Deux ans plus tard, la dématérialisation se généralise. Une ordonnance gouvernementale prévoit en effet de l'étendre aux échanges B2B. Et, toutes les entreprises françaises concernées devront se mettre au diapason. Cela se fera de manière progressive, entre 2026 et 2027.

À l'approche de cette échéance, vos services comptables peuvent déjà compter sur des innovations pour mettre en œuvre ces nouvelles règles liées à la facture électronique. Factur-X fait partie de la solution. Mais qu’est-ce que ce format a de si particulier et quels sont ses avantages ? C’est ce que nous vous proposons de découvrir.

Qu’est-ce que Factur-X ?

Factur-X est un standard de facture créé dans la continuité de la Norme sémantique européenne EN16931. Celle-ci précise la nature des données qui doivent désormais impérativement figurer sur les factures au format électronique. Ce référentiel ordonné et hiérarchisé comporte 165 champs de données. L’implémentation de Factur-X est la traduction opérationnelle de cette réglementation européenne.

Le format hybride de ce document numérique mixe plusieurs caractéristiques issues de différents modèles. Tout d’abord, celles de la facture classique « non structurée », généralement émise en PDF. Puis, celles de la facture dite « structurée », élaborée grâce à des applications liées au logiciel de comptabilité, sous couvert de l’EDI (échange de données informatisées).

On reconnaît la Factur-X car elle se présente au format PDF/A-3. La présentation visuelle est au format PDF non modifiable. Et un fichier XML est rattaché en pièce jointe au document. L’envoi se fait par courriel, via plateforme sécurisée type PDP (plateforme de dématérialisation partenaire).

Pourquoi utiliser la Factur-X ?

Ce nouveau format de facture permet de mettre son entreprise en conformité avec certaines obligations réglementaires. En effet, d’ici 2026, les factures électroniques seront les seules factures à valeur légale pour les entreprises. De plus, la possibilité d’y apposer une signature électronique en garantit l’authenticité et l’identité de l’émetteur.

Nous vous le disions en introduction : l’e-invoicing est désormais incontournable pour toute personne souhaitant travailler avec les administrations. Il permet de déposer ses factures dématérialisées sur le portail public de facturation.

De plus, la facturation électronique est plébiscitée à plusieurs titres par la DGFIP. La large adoption par les entreprises françaises de ces documents normalisés simplifiera la tâche des services des finances publiques, mais aussi des usagers. Elle permettra, à terme, aussi bien de lutter contre la fraude que de simplifier les déclarations de TVA.

Quels sont les avantages de la facture X ?

Le caractère hybride de ce document n’offre que des avantages ! Factur-X est exploitable à la fois par l’humain et par la machine.

Tout d’abord, le format Factur-X offre une grande lisibilité. Comme le renseignement du contenu est en large partie automatisé, cela offre des données structurées et claires. Ainsi, Factur-X est présentée de la même manière qu’une facture PDF, mais tout en étant reliée à un fichier XML. Ce dernier contient toutes les informations indispensables à la conformité du document. Mais, chose importante, le fichier XML attaché permet la lecture et la compréhension par les applications et les logiciels comptables compatibles.

Nous vous laissons imaginer le gain de temps (et d’argent) généré par l’automatisation : les risques d’erreurs sont réduits, le process de traitement est allégé, la double-saisie inexistante et les recoupements quasiment inutiles. De plus, l’intégration des factures électroniques au logiciel de comptabilité permet la transmission automatisée de certaines données à l’administration fiscale. Enfin, la fonction d’archivage intégrée dans votre plateforme intégrée de gestion et de paiement SaaS sécurise le stockage de vos données.

Comment créer une Factur-X ?

La norme EN16931 propose 165 champs de données pour l’élaboration des factures électroniques. Les règles de gestion associées sont également énoncées.

Le degré d’exhaustivité des données que vous allez mentionner sur la Factur-X permet de générer plusieurs profils de documents. Ces profils sont fonction des besoins de votre entreprise en matière de facturation. Ces impératifs sont eux-mêmes liés aux exigences réglementaires et à la typologie du métier exercé.

Vous rencontrerez ainsi cinq profils de Factur-X :

• « Minimum » : il comporte 18 champs de données, situés en en-tête et pied de page. Cela correspond au panel minimal d’informations demandées sur la plateforme Chorus-Pro déployée par l’AIFE.
• « Basic WL » : il contient le minimum de données exigé, auxquelles s’ajoutent les règles de gestion (modalités d’assujettissement à la TVA, par exemple).
• « Basic » : il correspond au profil « Basic WL », auquel s’ajoute le détail des lignes de factures.
• « EN-16931 » : il reprend l’ensemble des données de la norme.
• « Extended » : ce modèle détaille de manière précise la nature de la transaction en rajoutant des informations complémentaires aux 165 champs de données.

Regate et la facture électronique

Le déploiement de la facture électronique et du standard Factur-X va nécessiter une adaptation des outils existants. Il sera donc nécessaire de choisir la bonne solution avant les échéances à venir. Plateforme tout-en-un de gestion comptable et financière, Regate a choisi de fortement s'impliquer dans la mise en œuvre de cette réforme, en engageant les démarches nécessaires pour être labellisée PDP (plateforme de dématérialisation partenaire). Les utilisateurs de Regate pourront ainsi passer sans douleur à la facture électronique et peuvent déjà utiliser le format Factur-X.