Facturation d'acompte : la calculer et la comptabiliser

La facture est un document obligatoire émis dans le cadre de toute transaction commerciale entre deux professionnels ou entre un professionnel et un particulier. Elle peut prendre plusieurs formes : facture d'acompte, facture partielle, facture d'avancement ou encore facture finale. La facturation d'acompte est une pratique courante en France. Elle fait suite à la signature d’un devis et ouvre souvent le processus de facturation de l’entreprise.

La création de la facture d’acompte répond aux mêmes règles strictes que toute autre facture. Qu’est-ce qu’une facture d'acompte ? Comment calculer l’acompte, le comptabiliser et établir la facture ? Voici les clés pour un processus de gestion de vos factures rigoureux, capital pour la bonne santé financière de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’une facture d'acompte ?

Un acompte est une partie du prix de vente réglée par un client avant la réalisation de travaux ou d’une prestation de services, ou encore pour réserver une marchandise. Il est dû immédiatement ou à une date à convenir entre le fournisseur et le client.

La facture d'acompte est établie après la signature du devis accepté par le client. Cette pièce comptable atteste de son règlement partiel. Dans le cadre d’une prestation de long terme, plusieurs acomptes peuvent être versés, à des périodicités définies en amont avec le client.

Les montants des acomptes sont déduits de la facturation finale. Ils doivent obligatoirement être détaillés sur la facture de solde définitive. Celle-ci doit mentionner les numéros, montants et dates des factures d'acompte associées.

Pourquoi établir une facture d'acompte ?

Sécuriser la trésorerie

Dans le cadre de travaux ou d’une prestation de services sur plusieurs mois, l’acompte permet de sécuriser la trésorerie et de combler le besoin en fonds de roulement (BFR). Il permet aussi de couvrir d’éventuels coûts d’achats de matériaux et de matières premières nécessaires à la réalisation d’une prestation, sans puiser dans la trésorerie.

Ce versement partiel représente une garantie d’engagement de la part du client, mais aussi de la part du fournisseur. Chacun s’engage à aller au bout de la vente ou de la prestation qui ne peuvent être annulées. En cas de rétractation de l’une des parties, l’autre peut entamer une procédure de demande de dommages et intérêts. Si le client se rétracte, il ne peut pas récupérer son acompte (sauf dans le cadre du délai de rétractation prévu par le Code civil, soit 10 jours pour les prestations de travaux et 14 jours pour la vente par correspondance et le démarchage). Si c’est l’entreprise qui renonce, elle doit rendre l’acompte.

Enfin, le règlement en amont d’une partie du prix de la prestation ou de la marchandise protège partiellement le fournisseur en cas d’impayés sur la facture finale.

La facture d'acompte a également une autre utilité pour le client. Elle lui permet d’étaler les coûts sur plusieurs mois pour mieux gérer son budget.

La facture d'acompte est-elle obligatoire ?

Dans le respect du Code général des impôts, tout fournisseur a l’obligation d’émettre une facture d'acompte dès lors qu’un acompte est versé. L’article 289 du CGI stipule que « Tout assujetti est tenu de s’assurer qu’une facture est émise, par lui-même, ou en son nom et pour son compte, par son client ou par un tiers (…) pour les acomptes qui lui sont versés » avant une livraison de biens ou la réalisation de prestations de services.

Il existe cependant deux exceptions pour lesquelles la facture d'acompte est facultative : les livraisons de services et de biens intracommunautaires exonérées de TVA et destinées à un client habitant dans un pays de l’Union Européenne (hors France) et les livraisons de moyens de transport neufs.

Comment établir une facture d'acompte ?

Quels sont les éléments obligatoires sur les factures d'acompte ?

La rédaction des factures répond à des règles strictes. La facture d'acompte ne fait pas exception. Ces documents comptables suivent les mêmes règles et doivent comporter les mêmes mentions obligatoires que tout autre type de facture. Elles sont détaillées à l’article L441-3 du Code de commerce. Toute facture doit comporter :

• L’identité du professionnel et de son client, ses coordonnées, ainsi que son numéro SIRET ou SIREN.
• Le numéro individuel d’identification à la TVA du professionnel, et celui du client lorsqu’il autoliquide la taxe (opération réalisée à l’étranger).
• La date d’émission de la facture.
• Le numéro de la facture.
• La date à laquelle la vente a été réalisée ou la date à laquelle la prestation de services a été effectuée.
• La quantité, la dénomination précise et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus.
• Les éventuelles réductions de prix accordées.
• Le(s) taux et les montants de TVA applicable(s), et le montant total à payer HT et TTC.
• Les conditions de règlement et d’escompte en cas de paiement anticipé.
• Le taux d’intérêt des pénalités et le montant de l’indemnité forfaitaire exigible en cas de retard de paiement.

L’entreprise qui ne respecte pas ces obligations encourt une sanction financière de 15 euros par mention manquante ou inexacte pour chaque facture. Ce montant est plafonné au quart de son montant. Elle encourt également une amende de 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale. En cas de défaut de facturation, de factures de complaisance ou de factures fictives, cette sanction est doublée.

Quelles sont les particularités des factures d'acompte ?

Certains éléments obligatoires mentionnés ci-dessus diffèrent légèrement sur les factures d'acompte. La facture d'acompte doit indiquer clairement :

• La mention « facture d'acompte ».
• La référence au devis ou au bon de commande, avec la mention « Acompte sur le devis n°xxx ».
• Le montant total dû par le client.

Il existe également un seuil de tolérance de l’administration fiscale. Il se peut en effet qu’au moment de la facturation de l’acompte, certaines informations ne soient pas définitivement arrêtées. C’est le cas par exemple de la quantité de matériaux nécessaires à une construction ou le nombre d’heures de main-d'œuvre nécessaires à la réalisation d’une prestation de service.

La facture d'acompte suit la même numérotation chronologique que les autres factures. Elle ne fait pas l’objet d’une numérotation spécifique.

Faut-il faire figurer la TVA sur la facture d'acompte ?

La réponse à cette question a évolué récemment. Depuis le 1er janvier 2023, la TVA est exigible de la même manière sur toutes les factures d'acompte, aussi bien pour celles concernant les livraisons de biens, que celles relatives à des prestations de services.

La TVA doit donc apparaître sur toutes les factures d'acompte sans exception.

Auparavant, pour les marchandises, cette taxe sur la valeur ajoutée n’était exigible qu’au moment de la livraison. Elle n’apparaissait donc pas sur les factures d'acompte. Mais cette disposition s’est avérée contraire au droit de l’Union européenne. La loi de finances pour 2022 a corrigé cette disposition. Elle a rendu la TVA exigible dès la facture d'acompte sur les marchandises.

Comment calculer un acompte ?

L’acompte est une somme calculée en pourcentage sur le prix total de la commande ou de la prestation. Il se calcule sur le montant HT. Il n’existe pas de limite minimum et maximum mais il est communément admis que le pourcentage moyen d’un acompte s’élève à 30 %. Un client peut négocier le montant s’il l’estime trop élevé.

L’acompte se calcule avec soin pour éviter toute erreur, en appliquant le pourcentage sur le montant HT total de la commande. Par exemple, si le prix de vente final s’élève à 4 000 euros, l’acompte sera de 4 000 € x 30 %, soit 1 200 euros.

Comment comptabiliser une facture d'acompte ?

La facture d'acompte ne se comptabilise pas dans le chiffre d’affaires de l’entreprise.

Le paiement est saisi en comptabilité au moment de la réception de l’acompte en banque. Il est enregistré au crédit dans le compte 4191 « Clients – avances et acomptes reçus sur commandes » et au débit dans le compte 512 « Banque ». Le montant de la TVA sur acompte est inscrit au débit dans le compte 4458 « TVA à régulariser ou en attente » et au crédit sur le compte 44571 « TVA collectée ». La taxe sur la valeur ajoutée collectée doit être déclarée lors de la prochaine déclaration de TVA.

La facture d'acompte est imputée au compte du client dans le grand livre comptable afin de suivre les paiements et les soldes, client par client.

La somme versée en amont de l’achat ou de la prestation ne vient s’ajouter au journal des ventes qu’au moment de l’émission de la facture de solde final.