Entreprises : combien de temps conserver vos documents ?

La durée de conservation des documents d’entreprise est encadrée par la loi. Elle est en général comprise entre 1 à 10 ans, voire plus longtemps selon la valeur juridique du document.

En tant que professionnel, vous devez conserver vos documents à trois titres :

• En cas de contrôle de l’administration fiscale, de l’Urssaf ou de l’Inspection du travail, ils témoignent du respect de vos obligations réglementaires.
• En cas de difficultés avec un fournisseur, un client ou un salarié, ils attestent du respect de vos engagements et de vos paiements.
• Et en cas de litige porté devant la justice, de succession, de redressement ou de liquidation judiciaire, ils ont valeur probante.

Mais pour servir de preuves, les actes doivent être conservés dans des conditions garantissant leur intégrité et leur sécurité. Voici les clés pour comprendre les règles de l’archivage en entreprise.

Combien de temps conserver les documents d’entreprise ?

La durée de conservation des documents d’entreprise varie en fonction de leur nature. En règle générale, elle se cale sur le délai légal de contestation ou la durée pendant laquelle une administration peut exercer son droit de contrôle.

Si vous ne respectez pas ces obligations et délais légaux de conservation, vous n’encourez pas d'amende. Le risque ? Vous retrouver sans preuve de votre bonne foi en cas de litige ou de contrôle et devoir assumer les conséquences qui en découleront.

Les contrats commerciaux et civils

Les contrats régissent les relations de l’entreprise avec ses clients et ses fournisseurs. Les contrats commerciaux conclus dans le cadre d’une relation commerciale et la correspondance commerciale se conservent 5 ans. Le délai monte à 10 ans pour les contrats conclus par voie électronique d’une valeur supérieure à 120 euros. Quant aux contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers, ils sont à archiver pendant…30 ans.

Parmi les autres pièces justificatives, le document de transport de marchandises doit être gardé pendant 5 ans et la déclaration en douane pendant 3 ans.

Les pièces comptables

Les pièces comptables s’archivent pendant 10 ans, à compter de la date de clôture de l’exercice auquel ils se réfèrent. On retrouve dans cette catégorie les livres et les registres comptables (livre journal, grand livre, livre d'inventaire, bilan, compte de résultat,…), ainsi que les pièces justificatives (factures, bons de commande, bons de livraison,...)

Les documents fiscaux

Les justificatifs de paiement d’un impôt ou d’une taxe se conservent tous pendant 6 ans. Il s’agit de tous les actes relatifs à l’impôt sur le revenu ou l’impôt sur les sociétés, la TVA, les impôts directs locaux (taxe foncière, contribution économique territoriale) ou encore la cotisation foncière des entreprises (CFE) et la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE).

Les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel s’archivent également 6 ans.

Les documents bancaires et d’assurance

C’est le Code de commerce qui fixe les délais d’archivage des documents bancaires. Ainsi, relevés de compte, talons de chèques ou encore ordres de virement se conservent 5 ans.

Concernant les assurances, les quittances, avis d’échéance, preuves de règlement et lettres de résiliation peuvent être supprimés 2 ans après leur date d’émission. Les polices d’assurance peuvent être détruites 2 ans après leur résiliation.

Les documents de gestion du personnel

La durée légale de conservation des dossiers relatifs aux Ressources Humaines est réglementée par le Code civil, le Code du travail, le livre des procédures fiscales ou le Code de la Sécurité Sociale. Les délais d’archivage sont fixés ainsi :

• 1 an  pour les justificatifs pointant les horaires de travail, les heures d’astreinte et leur compensation.

• 3 ans pour les justificatifs comptabilisant les jours de travail des salariés au forfait, ainsi que les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires.
• 5 ans après le départ des salariés pour les contrats de travail, les bulletins de paie, le registre unique du personnel ou tout autre acte relatif à la vie du collaborateur dans l’entreprise (primes, indemnités, soldes de tout compte, sanctions disciplinaires, licenciement, régimes de retraite, déclarations d’accident du travail,...)
• 5 ans pour chaque rapport d’observations ou de mise en demeure de l'Inspection du travail et toute vérification et contrôle du Comité Social Économique (CSE).

Les documents sociaux

Les documents sociaux sont constitués d’actes divers, en fonction du statut juridique de l’entreprise. Chacun répond à des règles d’archivage particulières déterminées par la loi :

• 5 ans après la radiation pour les statuts de la société.
• 5 ans pour un traité de fusion ou tout autre acte lié au fonctionnement de la société.
• 5 ans pour les registres de titres nominatifs ou des mouvements de titres ou le registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d’administration.
• 3 derniers exercices pour les feuilles de présence, les pouvoirs, ainsi que chaque rapport des commissaires aux comptes, gérants et/ou conseils d’administration.

Deux règles de conservation des documents d’entreprise

Format papier ou électronique, tout professionnel est libre de déterminer la forme sous laquelle il souhaite archiver ses documents. La seule condition à respecter : les modalités d’archivage doivent garantir l’intégrité et la sécurité des actes conservés.

Garantir la valeur juridique des documents conservés

Pour conserver une valeur probante, un document ne doit subir aucune altération pendant toute sa durée de conservation. Il ne doit en aucun cas être dénaturé ou modifié. Son origine et son auteur doivent clairement rester identifiés.

Si vous optez pour l’archivage électronique, la solution logicielle retenue doit intégrer des processus d’authentification et de certification de l’origine du document et de son auteur. La signature électronique, l’horodatage et le journal d’événements sont des fonctionnalités indispensables pour garantir l’intégrité du document, sa date d’émission et assurer sa traçabilité.

Si vous préférez un archivage papier, les documents sont à conserver dans des locaux et coffres-forts avec accès limité et réglementé, protégés des risques accidentels comme les incendies ou les dégâts des eaux.

Garantir la sécurité des données personnelles

Le recueil et l’utilisation des données personnelles sont encadrés par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). La loi réglemente aussi leur archivage, numérique ou papier. Elle stipule que toute donnée personnelle doit être supprimée ou anonymisée dès lors que la raison pour laquelle elle a été recueillie n’a plus lieu d’être. Il existe cependant des exceptions, notamment les bulletins de paie.

En cas de non-respect des obligations de la CNIL, les sanctions financières peuvent s’élever jusqu’à 20 millions d’euros.

Archivage papier ou numérique ?

Aujourd’hui, nombre d’entreprises s’engagent dans une transition numérique. L’archivage électronique se développe, coexistant avec les anciennes archives papier. Les avantages de la solution numérique ? Des capacités de stockage quasi illimitées, un accès sécurisé à distance, des process fiables de certification et d’authentification garantissant la valeur juridique des actes, des données personnelles sécurisées et un gain d’espace, de temps et de productivité.

Si vous souhaitez aussi sauter le pas, sachez que les archives en ligne posent de nouvelles contraintes :

• La localisation géographique des archives : en cas de litige, la législation locale du pays où sont hébergés les documents de l’entreprise s’applique. C’est pourquoi la loi oblige à conserver les actes fiscaux sur des serveurs localisés en France ou en Union Européenne. La règle est plus souple pour les dossiers contenant des données personnelles, à la condition de respecter les obligations de la CNIL.

La sécurité informatique : face à la cybercriminalité, vous devez être vigilant à choisir une solution d’archivage très sécurisée, proposant des procédures d’accès renforcées et/ou le chiffrage des données sensibles.