Dématérialisation des factures et gestion comptable et financière

Dématérialisation des factures et gestion comptable et financière

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La dématérialisation des factures offre de nombreux avantages à la fois pour la gestion comptable et financière de votre entreprise, mais aussi d’un point de vue RH pour vos équipes ! 

Dans cet article, retrouvez toutes les conditions à respecter pour répondre à ses exigences légales et assurer la rentabilité du projet.

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Les avantages de la dématérialisation des factures pour la gestion comptable et financière

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La dématérialisation des factures permet d’automatiser l’ensemble du processus de facturation, de gagner du temps et de réduire le nombre d’erreurs manuelles. Elle permet aussi de centraliser toutes les factures dématérialisées en un seul et même endroit, ce qui simplifie considérablement le traitement des factures et offre un meilleur suivi de leur état d’avancement.

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La dématérialisation participe aussi à l’élimination du support-papier et permet ainsi d’importantes économies pour la structure : elle permet la réduction des coûts de traitement de 50 à 75% par rapport à une facture papier et réduit les coûts de stockage ainsi que les frais de relances clients, désormais automatisés.

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La dématérialisation des factures favorise aussi leur meilleure traçabilité. L’accès aux documents dématérialisés est nettement facilité et les échanges avec les clients et les fournisseurs, plus fluides. 

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Tous ces avantages permettent aux équipes comptables et financières de respecter les délais de paiement, mais aussi de faciliter les processus de validation des factures et d’avoir une meilleure visibilité sur les transactions : 3 bénéfices clés pour optimiser le pilotage de votre entreprise - via par exemple, l’optimisation de sa trésorerie ou un meilleur contrôle des coûts.

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Quels sont les avantages de la dématérialisation comptable en matière de ressources humaines ?

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La dématérialisation comptable va aujourd’hui souvent de paire avec la généralisation de la facturation électronique. Elle permet dès lors aux équipes financières et comptables de gagner du temps à toutes les étapes du processus de gestion des factures : collecte, numérisation, comptabilisation, approbation, mise en paiement et consolidation. Des tâches récurrentes et fastidieuses lorsqu’elles sont réalisées manuellement.

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La centralisation des documents en version numérique rendu possible par la dématérialisation permet également à tous les services de l’entreprise de gagner du temps dans la recherche d’informations présentes sur les factures : chaque facture peut être retrouvée par mot-clé, date ou nom spécifique, ce qui permet à chacun de s’y retrouver très facilement ! 

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La centralisation et l’automatisation des factures entrantes et sortantes permet ainsi à l’ensemble de l’entreprise de gagner du temps sur des tâches très chronophages et à faible valeur ajoutée. 

Le service comptable et financier (mais aussi l’ensemble des autres équipes) peut alors ré-allouer ce temps au conseil et à l’accompagnement des équipes dirigeantes et améliorer d’autant les performances globales de l’entreprise. 

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Comment dématérialiser ses factures sous format papier ?

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Quelles sont les conditions pour numériser ses factures ?

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La numérisation des factures telle que requise par l’administration fiscale doit respecter plusieurs conditions : 

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La validité de la facture dématérialisée (c’est-à-dire créée, transmise, reçue et archivée sous format électronique) est conditionnée par : 

• L’authenticité de l’origine : c’est-à-dire la possibilité pour l’État d’identifier et de reconnaître facilement l’émetteur de la facture électronique
• L’intégrité du contenu :  autrement dit l’impossibilité pour quelque personne que ce soit de modifier les mentions de la facture émise 
• Et la lisibilité de la facture : qui doit permettre une lecture et une compréhension faciles

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Quant aux factures électroniques au format PDF, elles doivent remplir l’une ou l’autre des conditions suivantes pour être valables :

• Posséder un horodatage et être apposées d’une signature électronique 
• Ou justifier de la mise en place d’un système de contrôle interne des factures, appelé Piste d’Audit Fiable, capable d’en garantir l’authenticité

Enfin, en ce qui concerne les règles sur l’archivage électronique et selon l’article L123-22 du code de commerce, les factures clients et fournisseurs doivent être conservées au minimum pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.

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Comment assurer la rentabilité de la dématérialisation de vos factures ?

Choix du logiciel

Le bon logiciel de dématérialisation des factures transmises et reçues est avant tout celui qui répond à vos besoins : gain de temps, flexibilité et facilité d’utilisation.

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Pour ce faire, optez pour un logiciel de facturation qui collecte et extrait automatiquement les données de vos factures dématérialisées via l’OCR (Optical Character Recognition). Vous réduirez ainsi les erreurs liées à la saisie manuelle et gagnerez un temps précieux.

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Aussi, choisissez un outil qui vous permette d’éditer vos factures et de relancer vos clients en un clic : vous serez alors payé plus rapidement et réduirez vos écarts de trésorerie. Une fonctionnalité indispensable pour améliorer la solidité financière de votre entreprise.

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Enfin, pensez à tester la facilité d’utilisation de la plateforme afin de simplifier la vie de vos équipes : pour faciliter l’adhésion de tous, veillez avant tout à ce que les différentes fonctionnalités de l’outil soient ergonomiques et intuitives et que l’interface utilisateur soit agréable ! 

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Accompagnement du changement

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Pour assurer la pérennité de votre logiciel dans le temps, vous devez consulter les équipes comptables et financières de votre entreprise ou solliciter votre cabinet d’expertise-comptable si vous en avez un. En effet, ces professionnels du chiffre connaissent votre entreprise, son fonctionnement et ses besoins. Ils seront donc plus à même de vous conseiller dans le choix d’un logiciel pertinent et performant, répondant à vos attentes.

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De plus, ils pourront utiliser le temps gagné grâce par la mise en place de l’outil de dématérialisation des factures pour mieux vous conseiller sur le pilotage financier de votre entreprise. Vous aurez alors toutes les cartes en main pour prendre les meilleures décisions en temps réel et continuer de faire croître votre entreprise.

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La dématérialisation comptable avec Regate

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Regate est un outil complet permettant d’automatiser l’ensemble du processus de facturation de la réception des factures jusqu’à la génération des écritures comptables grâce à :

• La collecte rapide des factures scannées
• L'extraction fiable des données via l’OCR ou ROC (Reconnaissance Optique de Caractères)
• L’automatisation des imputations comptables et analytiques
• La mise en place de règles d’approbation
• Le paiement sécurisé des factures, également disponible sur application mobile
• Le rapprochement bancaire

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Pour vous permettre d’optimiser et de sécuriser encore davantage votre processus de facturation, nous mettons à votre disposition une équipe d’experts capables de vous accompagner à toutes les étapes de la mise en œuvre de Regate au sein de votre entreprise (vérification de la qualité de vos données, aide au paramétrage de vos règles internes, plans analytiques et comptables, etc.).

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Pour découvrir notre cockpit financier conçu par des comptables pour des comptables, profitez d’une démonstration gratuite et personnalisée (en indiquant le nombre de factures traitées par mois) pour vous faire une idée sur l’outil !